Como gerir multitarefas e ser produtivo

Saber lidar com várias tarefas ao mesmo tempo é uma das competências mais essenciais nos dias que correm. Contudo, lidar com multitarefas não é fácil, podendo facilmente deixar o tempo fugir ao seu controlo. Para que consiga organizar-se para realizar corretamente as várias tarefas à sua responsabilidade, deixamos de seguida algumas dicas que consideramos úteis para si.

8 DICAS PARA LIDAR COM MULTITAREFAS

O mercado de trabalho nos dias de hoje exige cada vez mais dos seus profissionais. Além de um bom desempenho numa determinada tarefa, pede ainda que estejam em constante atualização, interagindo e interessando-se por diferentes assuntos da área, mas também, que sejam capazes de se adaptar às várias necessidades que surjam. É preciso por isso saber lidar com as diferentes fontes de informação e saber organizar de forma assertiva o seu tempo de modo a ser produtivo. Conheça de seguida várias dicas sobre como lidar com multitarefas.

1 – Saber lidar com multitarefas não significa fazer tudo ao mesmo tempo. Um exemplo comum é o estudante que tenta estudar com a televisão ligada e a trocar mensagens escritas. Por mais que ele diga que consegue, a produtividade é muito menor pois a sua atenção está dividida em vez de estar focada. Por isso, se tiver que realizar várias tarefas, organize o seu tempo de modo a conseguir fazê-las todas, mas uma de cada vez, com a sua total atenção.

2 – Durante o horário de trabalho, feche todas as páginas da internet que não sejam absolutamente essenciais para o seu trabalho.

3 – Qual a hora em que trabalha melhor e mais focado? É nessa que deverá dedicar para as tarefas mais difíceis ou que lhe custem mais a fazer. Já nos períodos menos produtivos pode realizar tarefas mais leves e fáceis.

4 – Crie uma lista de tarefas e objetivos para cada dia, priorizando-os. Dessa forma, consegue mais facilmente visualizar aquilo que tem de fazer.

5 – Terminar rapidamente uma tarefa não significa fazê-la com qualidade. Por isso, prefira ser lento quando tal é necessário, de modo a concluir a sua tarefa de forma satisfatória. Muitas vezes o rápido transforma-se em lento, pois certas tarefas mal concluídas podem ter que ser repetidas.

6 – Não perca tempo com o seu email. Logo que recebe um com informação importante, aja imediatamente sem perder tempo com emails desnecessários. Caso seja algo que necessite de maior atenção, sem ser necessário uma ação imediata, guarde nas suas tarefas pendentes e passe à frente.

7 – Saber priorizar é essencial. Organize as tarefas que tem de realizar da mais importante para a menos importante, e siga essa ordem. Este ponto é essencial para o planeamento e sucesso do seu trabalho.

8 – Sempre que encontrar um endereço de um site que se lhe seja útil coloque-o nos marcadores do seu browser. Isso irá poupar tempo numa próxima vez que necessite, não gastando tempo desnecessário a pesquisar num motor de busca.

Siga as nossas dicas e aprenda a saber lidar com as multitarefas no seu local de trabalho, ou mesmo no dia a dia em sua casa.

7 formas de aumentar a produtividade no trabalho

Produzir mais é o objetivo de qualquer trabalhador, seja como empregado ou dono do próprio negócio. Trabalhar muito não é sinónimo de ser produtivo. Ser produtivo equivale a “produzir mais no mesmo ou em menos tempo”. Ao adoptar alguns comportamentos vai permitir que o dia seja mais produtivo do que o normal, realizando as atividades da empresa não apenas respeitando os prazos, mas também com qualidade.

Atualmente, por um lado,, as diversas ferramentas tecnológicas existentes, tornam a execução das tarefas muito mais eficiente, aumentando assim a sua produtividade. Por outro lado, essas mesmas ferramentas acabam por ser muitas vezes algumas das principais inimigas para quem quer ser mais produtivo – as distrações da internet, do telemóvel, somadas a maus hábitos, minam qualquer chance de melhorar a produtividade no nosso trabalho. No entanto, aumentar a produtividade no trabalho está longe de ser algo impossível, e também não é preciso vivermos apenas em função do trabalho para alcançá-la. Veja abaixo alguns passos que ajudam a aumentar a produtividade no trabalho:

1. Não perca demasiado tempo a planear o dia
É importante não perder muito tempo a planear o dia. Comece logo a executar as tarefas em vez de as adiar para uma determinada altura. O mesmo se aplica a reuniões, um verdadeiro obstáculo da produtividade. Tente diminuir a extensão das reuniões, centrando-se naquilo que realmente interessa.

2. Anote as informações
Anote numa folha ou no bloco de notas do computador o que é preciso fazer. Não deixe tudo na sua memória. Ela pode falhar nos momentos mais importantes.

3. Controle o tempo de trabalho e descanso
Um profissional produtivo não é aquele que cola o rosto no monitor, leva trabalho para casa ou almoça enquanto faz as tarefas. Este tipo de atitude apenas faz diminuir a produtividade, e traz até problemas de saúde., por isso, é importante controlar o tempo no trabalho. Os especialistas recomendam pausas de 5 a 10 minutos por cada hora e meia de trabalho. As atividades não devem ser exaustivas, por isso, quando perceber que não consegue continuar mais, faça uma pausa, para que possa aliviar o stress e recarregar as baterias.

4. Internet, telemóveis e afins
Uma das maiores formas de procrastinar no trabalho é aceder às suas contas nas redes sociais e outros sites de notícias, humor, entre outros. Por exemplo, tem noção do tempo que perde a descer pela página do Facebook e a verificar as atualizações dos seus amigos? Por isso, se quer mesmo aumentar a sua produtividade no trabalho, comece nas configurações desses serviços, desativando as notificações por telemóvel, ou mesmo desligá-lo durante uma atividade que exige uma maior concentração.

Estipule horários para aceder aos seus perfis na internet. Com alguma disciplina e vontade, você verá que é mais fácil do que parece e vai trazer ganhos reais à sua produtividade.

5. Deixe de ver todos os emails
A caixa de correio eletrónico também ocupa bastante tempo de trabalho. Se o seu trabalho exige a verificação do email constantemente, separe o “trigo do joio”, para melhorar a eficiência da comunicação via eletrónica. Se o seu trabalho não exige a constante verificação do email, estipule um horário para acedê-lo.

6. Pare para pensar
Não diga “sim” a todos os pedidos que lhe fazem. Se lhe fizerem um pedido por telefone ou verbalmente, diga sempre que vai ver a situação e que responde em breve. Não se meta em trabalhos demorados que não são urgentes. Saiba definir as suas prioridades.

7. Não seja perfecionista
Não tente fazer o trabalho perfeito, porque isso demora muito tempo e negligencia a qualidade das outras tarefas a fazer. Mais importante do que fazer muito bem, é fazer muito e bem.

Agora que já conhece as dicas para melhorar a produtividade no trabalho, está na hora de passar a teoria à prática e aplicar o que leu, no seu local de trabalho.